5 tips voor een eerlijke en goede bureaupitch

Onlangs zaten wij in een bureaupitch met 7 andere bureaus. 7 zeg je? Ja. Wij vonden het ook veel! We kregen een Request for Proposal met de vraag of we mee wilden doen aan een pitch voor een mooi groot merk. Dat wilden we wel. Toen we de pitchdocumenten zagen hadden we wakker moeten worden. De kans om eventueel een mooi merk toe te voegen aan ons portfolio won het van onze onderbuik. En dat is in ons geval vrijwel altijd een slechte keuze.

Ik heb lang getwijfeld of ik iets zou bloggen over deze pitch. Het heeft geen nut om te vertellen welk bedrijf dat is. Ik ben niet uit op zwartepieten. Bovendien zou ik me dan een slecht verliezer tonen, daar heb ik ook geen zin in.. Toch bleef het proces zoals het gegaan is maar knagen. Ik vind dat wij (en andere bureaus) gebruikt zijn om onbetaald heel erg veel werk te verzetten.

De RFP werd gedreven door een inkoopproces. Dat kon je zien aan de procedure én de formulieren die we moesten invullen. Om die formulieren te kunnen invullen moest je wiskunde en accountancy gestudeerd hebben.  We wisten vooraf niet hoeveel bureaus er aan de pitch meededen. Er was een call waarin alle bureaus zouden zitten. Dat waren er zes. Later bleken er in totaal acht bureaus te zijn die dezelfde hoeveelheid werk moesten verzetten. Na het toesturen van alle antwoorden op de vragen (dat was in totaal echt een paar dagen werk) werden we vriendelijk bedankt voor bewezen diensten. Het bedrijf had een beter beeld gekregen van de PR-branche.  Verder was er geen enkele toelichting. Die konden we een week later krijgen als we zelf zouden bellen. Op zo'n moment heb ik heel veel zin om extreem Rotterdams de gaan schelden.  Ik vind het schandalig dat je bureaus hoereert om van long- naar shortlist te gaan.  Zonder pitchvergoeding. Zonder duidelijkheid over het aantal bureaus dat meedoet. En ja, we hadden na het zien van de documenten beter moeten weten.

In dat licht zag ik vandaag een grappig initatief. Interactief bureau Woedend heeft samen met Amsterdam ADblog  een heel aardige app gemaakt waarmee je creatieve bureaus in Amsterdam kunt selecteren: Pitcher.  Je geeft aan in welke branche je iets zoekt, welke disciplines je nodig hebt en welke pitchvergoeding je bereid bent te betalen.

Pitcher - Tinder for Marketeers from Woedend! on Vimeo.

Ik vraag me af met welke achterliggende gedachte de App gemaakt is. Natuurlijk zegt het iets over de creativiteit van de makers. Maar de App geeft in mijn beleving ook een duidelijke boodschap -met een knipoog- af*.  Een boodschap die adverteerders die "op zoek zijn" best eens in hun oren mogen knopen. Deze tips haal ik er in ieder geval uit:

 

Denk na of je wel echt een nieuw bureau wil?
Als iets niet gaat zoals je wil, dan is het makkelijk om je bureau aan de kant te zetten en te vervangen door een ander.  Het is echter ook de kunst van een opdrachtgever  om een bureau goed te laten functioneren. De toverwoorden daarvoor: "Dank je wel". Meer niet, echt niet.

Beperk je shortlist.
Vergelijk geen 8 bureaus met elkaar. Dat is voor de opdrachtgever niet leuk, maar voor de bureaus ook zeker niet.  Het is helemaal niet erg om langs 8 bureaus te gaan (zelf dus!) om sfeer en kunde te proeven. Maar laat de bureaus dan gewoon een bureaupresentatie houden of voer een gesprek. Die tijd kun je altijd vragen. Maar houd het daarbij in deze fase. Kom tot een shortlist van het liefst iets van 3 bureaus. 5 vind ik echt al behoorlijk veel. In de app Pitcher staat niet voor niets het maximum aantal bureaus op 5.

Weet wat je vraagt en denk na over een vergoeding
In de App staat iets geinigs bij de pitchvergoeding. Bij € 0,- staat "If you pay peanuts".. Bij € 20.000,- staat: They will all love you. Wij weten als bureaus dat een pitchvergoeding nooit in verhouding staat tot de geleverde arbeid. En dat is ook helemaal niet zo erg.  We mogen best ons best doen om een account te winnen. Daarbij moet de pitchvergoeding nooit een drijfveer zijn. Maar realiseer je ook wat je als opdrachtgever vraagt. Je krijgt, als je een goede bureauselectie gedaan hebt, altijd waarde terug. En veel ook. Voor een schijntje.

Kies voor mensen
Hoe grappig de App Pitcher ook is. Het selecteren van een bureau is geen feitenspelletje. Het is iets anders dan het kopen en vergelijken van een televisie. Je gaat met mensen werken. Deze mensen gaan functioneren als collega's. Je ziet ze misschien wel meer dan je eigen partner. Dus alleen kunde is niet genoeg. Het moet ook een beetje klikken. Je moet het vertrouwen krijgen dat "deze club mensen" de klus voor jou gaan klaren op een prettige wijze.

Geef het bureau de kans om zich te laten zien
Als je bureaus veel werk laat verzetten, geef ze dan ook de kans om iets van zichzelf te laten zien. Laat ze presenteren. Wij vinden niets zo leuk als praten over ons vak. We vinden het presenteren van onze ideeën echt geweldig om te doen. Als onze ideeën en werkwijze lekker ontvangen worden dan krijgen we daar echt een kick van die ook heel motiverend voor de teams werkt.  Wij zullen dus nooit meer meedoen aan een RFP waarbij we alleen formulieren moeten invullen. We just don't. Is die pitch toch nog ergens goed voor geweest.

*Update: Op Adformatie.nl wordt dit bevestigd.