3 tips: voorbereidingen voor IFA (en andere grote beurzen)

Veel van onze klanten zijn dit jaar weer vertegenwoordigd op de grootste consumentenelektronicabeurs in Berlijn: IFA. Net als bijvoorbeeld evenementen als Mobile World Congress en Gamescon zijn deze dagen van productinnovaties, interviews en shows erg belangrijk voor merken én voor journalisten. De nieuwste producten worden getoond en niets mag misgaan, niets mag worden gemist. Bij Coopr staat IFA al ver vooruit in onze agenda's geblokt om meetings met journalisten in te plannen en om persberichten te schijven. Alle informatie moet goed en snel bij de juiste persoon terechtkomen, alle handen zijn dus nodig. Dit jaar hebben we meer klanten in de tech-sector dan vorig jaar. Vandaar dat we de communicatieprocessen dit jaar extra onder de loep hebben gelegd; hoe kunnen we ze optimaliseren? Onze bevindingen delen we graag met jou:

Spam je contacten niet
Meerdere klanten die vol spanning afwachten of journalisten hun stand bezoeken? Doe jezelf, journalisten én je klanten een lol en stuur één pitchmail met daarin alle informatie over de merken die vertegenwoordigd zijn, de tijden van persconferenties, interviewmogelijkheden en de plek van de stand in plaats van vijf verschillende mails. Jij minder werk, de journalist minder uitpluiswerk en de klant heeft het voordeel dat de kans dat journalisten 'even snel' reageren groter wordt. Ook weten journalisten voortaan dat ze bij jouw bureau voor al die merken terecht kunnen, wat goed is voor je relaties.

Maak een pressroom
Het in delen sturen van beeldmateriaal en andere zwaardere bestanden is slopend voor mailboxen. Het is veel minder belastend als alle grotere bestanden op één plek gemakkelijk te vinden zijn. Voorkom dat journalisten het extra werk moeten verzetten van het bellen of mailen met de vraag of ze high res. beeld kunnen ontvangen. Het aanmaken van één simpele pressroom maakt de kans kleiner dat er (teveel) tijd zit tussen een aanvraag en het ontvangen van beeldmateriaal.

Werk vooruit en stuur informatie onder embargo
Op IFA is het een drukte van jewelste en iedereen wil vooral handen schudden en spelen met gadgets. Natuurlijk moet er ondertussen gewerkt worden, maar veel journalisten geven aan het fijn te vinden om zoveel mogelijk informatie alvast onder embargo te ontvangen, zodat ze tijdens IFA zelf zo min mogelijk hoeven in te lezen en uit te typen. Alles wat vooraf kan worden gedaan is natuurlijk mooi meegenomen. Beperk je niet tot je vaste contacten die de informatie exclusief op voorhand krijgen. IFA is immers ook een kans voor jouw bureau om nieuwe contacten te leggen.

Tot slot: begin tijdig met het uitnodigen van journalisten. Het is niet ongebruikelijk dat agenda's al ver van tevoren vol zitten.

Heb jij nog andere tips om je voor te bereiden op evenementen als IFA?