Desillusie: Geen tijd? Schakel een PR bureau in!

Blog
Opinie
Noesjka van der Helm
24-11-2011

"We schakelen een PR-bureau in, dat scheelt ons lekker veel tijd." Fout gedacht. Sterker nog. Soms, zeker in het begin, kost het juist méér tijd. Dit kan nog wel eens voor wat verkeerder verwachtingen zorgen, het proces juist stroperiger maken of tot irritaties leiden. Niet echt de situatie die je wilt. Niet als opdrachtgever, maar zeker ook niet als bureau.

Spelbreken
Aan het begin van een PR-traject moet je vaak nog heel veel deuren openen voordat je echt aan de slag kunt gaan. De ene gaat wat makkelijker dan de andere. De ene deur zwaait direct open, de ander gaat wat stroever met piepende scharnieren, de ander moet met een koevoet opengebroken worden. Zeker wanneer de organisatie zich pas net op het 'PR-pad' bevindt of wanneer er intern nog geen overeenstemming is over de PR-aanpak.

Verwachtingsmanagement
Verwachtingsmanagement. Een 'toverwoord' in ons vak. Veel staat of valt met het goed managen van de verwachtingen. Niet alleen in het begin van een samenwerking, maar gedurende het hele traject. Is de organisatie al warmgedraaid om vol gas te geven op PR? Of moeten er intern eerst nog wat noten gekraakt worden? Maar ook als de organisatie al wel helemaal in de startblokken staat, is het werk niet afgelopen voor de opdrachtgever. Het PR-bureau of de consultant moet continu gevoed worden met (actuele) informatie, met feiten, cijfers en onderbouwingen.

Woordvoerders moeten voorbereid worden, moeten bereikbaar zijn voor journalisten en stakeholders, moeten de interne PR en informatievergaring verzorgen, de 'final check' verzorgen voordat iets eruit gaat en zo zijn er nog tal van dingen die moeten gebeuren. Kortom, er moet ook aan de kant van de opdrachtgever tijd vrij gemaakt worden.

Achteroverleunen
Als het zoveel tijd en energie kost, waarom zou je dan in godsnaam een PR-bureau of consultant inschakelen? Het klinkt bijna of een externe consultant enkel achterover hoeft te leunen en af te wachten totdat alle informatie tot hem komt. Het tegendeel is waar. Eenmaal goed op elkaar ingespeeld is de opdrachtgever de aangever en pakt de consultant het op. Maar ook hij heeft de verantwoordelijkheid om een proactieve houding aan te nemen.

Zelf met goede voorzets en creatieve ideeën te komen. Contact onderhouden met de opdrachtgever en journalisten, kansen signaleren, zijn ogen en oren openhouden om te zien wat er speelt in het vakgebied van de klant, nieuws halen bij de klant en kritisch zijn op hetgeen hij ontvangt en vooral laten zien waar de toegevoegde waarde ligt van zijn rol.

Een externe consultant kan helpen de juiste PR-strategie uit te stippelen. Niet gedacht vanuit de organisatie, maar vanuit de journalist en andere stakeholders. Natuurlijk is hij dienstverlenend naar de opdrachtgever, maar minstens even kritisch en eigenwijs. De externe criticus die helpt de organisatie op een andere manier naar bepaalde zaken te kijken. Bovendien staat hij dag in dag uit met z'n voeten in de modder en weet hij -als het goed is- waar hij het over heeft. Wat werkt wel en wat juist niet in de media? Hoe kun je PR vanuit een bredere scope bekijken en doortrekken naar andere disciplines? Hoe kun je PR buiten de media om inzetten?

Tandje lager
Naarmate de samenwerking vordert raak je natuurlijk beter op elkaar ingespeeld, waardoor het allemaal een stuk soepeler en efficiënter verloopt. Maar die eerste fase, daar moet je echt wel even doorheen. Dan is het beter om net even iets rustiger aan te doen en de basis goed neer te zetten, dan verderop in het traject erachter te komen dat je nog niet echt bent opgeschoten, maar dat er wel allerlei (onuitgesproken) irritaties in de lucht hangen.

PR volledig uit handen geven aan een bureau, die alles regelt en overneemt zodat er geen of nauwelijks werk overblijft? Natuurlijk, de consultants bij een bureau werken ook uitvoerend en kunnen zeker bepaalde zaken overnemen, maar niet alles. De opdrachtgever is hard nodig om het bureau te 'voeden'. De relatie tussen opdrachtgever en consultant vraagt een investering van beide kanten om zo het beste uit de samenwerking te halen en deze optimaal te benutten.

Verleg je grenzen!

schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief!
Schrijf je nu in voor
onze nieuwsbrief