Hoe ik leerde omgaan met botte Jan

Blog
Tips & Tricks
Mischa Hokke
21-05-2021
Aan jan@hogeD.nl: Hi Jan, het is al even geleden dat we elkaar spraken, hopelijk gaat alles goed met je! Ik begreep dat je lekker op vakantie bent geweest, zag er goed uit. Gentle reminder; heb jij nog tijd gehad om naar het persbericht te kijken? Hoor het graag!
Hartelijke groet, Mischa Hokke
RE: Hi Mischa, nog geen tijd gehad. Ik kom er eind van de week op terug. Gr Jan.
Bovenstaand mailcontact is wellicht wat gechargeerd, maar we kennen allemaal wel een Jan. Je stuurt vol enthousiasme een vriendelijke mail en dan... mand. Laat ik beginnen met een meevaller; Jan bedoelt het niet lullig, hij is gewoon een ‘D’. En nee niet de D van ‘droplul’ (want dat is Jan echt niet), maar de D van ‘direct’ en ‘dynamisch’. We zullen misschien nooit weten of Jan een fijne vakantie heeft gehad, maar neem dat vooral niet persoonlijk op. Als ‘D’ is Jan namelijk resultaat- en doelgericht. Hij wilt zo snel mogelijk toewerken naar een doel, zonder afleiding en zijsprongetjes zoals vakantiepraatjes. Dat is simpelweg zijn interactiestijl.
 
Vorige maand heb ik met een aantal Coopr collega’s een DISC training afgerond. 'DISC' staat voor de verschillende interactiestijlen die je doorgaans op de werkvloer (en privé) tegenkomt:

● D - direct en dynamisch, houdt van actie en doelen (kan soms wat bot uit de hoek komen)
● I - interactief en inspirerend, houdt van creativiteit (soms wat zweverig)
● S - stabiel en supportgevend, houdt van harmonie (kan wat gevoelig zijn)
● C - correct en consciëntieus, houdt van structuur (kan moeilijk tegen verandering)

"De situatie was opeens helder: onze interactiestijlen verschillen gewoon."
Laatst belde ik een klant op met een korte vraag. Toen ze opnam groette ik haar vrolijk, vroeg vervolgens hoe het met haar ging en of ze nog een beetje van het weer had genoten. Ik was nog middenin mijn zin toen ze me onderbrak en vroeg; ‘wat kan ik voor je doen?’. Ze liet duidelijk blijken dat ze het liefst straight to the point kwam en niet zat te wachten op kletspraatjes. Helemaal prima natuurlijk en toch voelde het een beetje bot. Na de DISC training dacht ik nog eens terug aan dit moment. Want de situatie was opeens helder; zij (D) bedoelde het niet bot en ik (I en S) kon er niets aan doen dat ik het zo opving. Onze interactiestijlen verschillen gewoon.
 
Als je de interactiestijlen van je collega’s en klanten beter leert begrijpen, leer je uiteindelijk ook elkaars "taal” te spreken. En je raadt het al, dat bevordert de samenwerking op lange termijn. Hieronder deel ik met jullie een aantal tips die mij de afgelopen maand hebben geholpen om mijzelf, mijn collega’s en klanten beter te begrijpen.
 
Tip 1: Leer het gedrag van je collega’s en klanten (her)kennen
Jouw gedrag en communicatiestijl hebben effect op je omgeving en roepen soms (onbewust) bepaald gedrag op. Is dat effect wel het gewenste effect? Door je bewust te worden van jouw eigen rol in jullie interactie, heb je de eerste stap in het versterken van een succesvolle samenwerking al gezet. Als je op het gedrag en bijbehorende kenmerken let, pik je een interactiestijl er gemakkelijk uit. Bepaal voor jezelf hoe jij het beste tot je recht komt en wat jij nodig hebt van je collega’s. Vraag/bedenk ook hoe jij je collega’s en klanten het beste tegemoet kunt komen in een interactiestijl die bij hun behoeftes aansluit. Zo heeft een S bij een presentatie meer behoefte aan vragen achteraf en een D heeft het liefst alles zo snel mogelijk afgehandeld, vragen tussendoor vinden zij dus heerlijk.
 
Vorige maand presenteerde ik in teamverband een uitgebreid plan aan een klant. Voorafgaand aan de presentatie vroeg mijn collega Jaël (D) of het team zich prettiger zou voelen bij vragen tussendoor of juist achteraf. Een klein gebaar, maar hiermee creëerde ze ruimte en een comfortabele situatie voor elke stijl.
 
Tip 2: Probeer een nieuwe stijl uit
Als je eenmaal een eerste beeld hebt van de letters en het bijbehorende gedrag, wordt het pas echt leuk. Je ziet collega’s in hun eigen stijl communiceren op een manier die voor hen het meest natuurlijk voelt. Als je eenmaal doorhebt welke werk-en communicatiewijzen prettig zijn voor je collega's kun je eens proberen om die stijl aan te nemen. Vraag bijvoorbeeld eens door naar iemands weekend (ook al ga je liever direct aan de slag) of houd je mail kort en bondig en blijf weg van zijsprongetjes. Het zal wellicht wat onnatuurlijk voelen in het begin, maar je collega’s zullen de moeite zeker waarderen.
 
Tip 3: Mix en match
Stel je voor: je hebt een team met enkel dominante D’s, dan is er een grote kans dat er frictie zal ontstaan, want een D past zijn opinie niet snel aan (tenzij hij zich inleeft in een andere stijl). Een team dat volledig bestaat uit S-stijlen zal vast heel harmonieus worden, maar een knoop wordt niet snel doorgehakt. You get the point. Een succesvol team bestaat uit een mix van alle stijlen die elkaar aanvullen op resultaatgericht én mensgericht gebied.
 
Tip 4:  Verklaar je eigen interactiestijl niet heilig
Het doel van elke (strategische) communicatie is dat je een doel bereikt. Als je van A naar B wil komen betekent het dat je dus niet je eigen stijl heilig moet verklaren maar goed moet nadenken over hoe je het meest effectief van A naar B komt. Maak daarbij altijd onderscheid tussen twee zaken: 
  • een veilige sfeer scheppen waarin iedereen zich veilig voelt
  • van A naar B komen
Soms zijn de twee bovenstaande zaken strijdig en maak je juist een bewuste keuze om iets te laten knetteren. Of juist een bewuste keuze voor harmonie. Het gaat daarbij niet om goed of fout maar om het gegeven dat je heel bewust opties hebt waar je voor kunt gaan. 
 
Herken jij jezelf en je collega’s al? Check hier een video van de interactiestijlen.