Weet je wat een aardige vraag is? Om eens aan je collega of opdrachtgever te vragen hoe zijn of haar agenda er visueel uitziet. Niet zozeer dat je inhoudelijk heel graag wil weten wat er staat, maar meer welk percentage van die tijd in beslag genomen wordt door anderen.
Navigeren door de overvolle agenda’s van opdrachtgevers
Blog
Opinie
Jos Govaart
05-10-2023
Nu zou je die vraag als een gek gebrek kunnen zien, maar de vraag dient een doel. Als je ziet hoe zo’n agenda eruitziet, dan kun je een beeld vormen waar de tijd van een communicatie/marketingmanager naartoe gaat. Vaak staat zo’n agenda vol met blokken. Afspraken en meetings noem je die dingen. Of nog erger: vergaderingen. Of aardiger geformuleerd (Microsoft doet dat ook voor me): samenwerkingstijd.
Wat zegt mij dat dan: vooral dat interne politiek, of aardiger gezegd, het afstemmingscircus, heel belangrijk is in een organisatie. Als je het mij vraagt, kunnen de helft van de vergaderingen moeiteloos geschrapt worden. Te veel vergaderen leidt immers tot het af- en doorschuiven van beslissingen. Maar aan bureauzijde gaan wij daar niet over, natuurlijk.
Het is in dit soort situaties ook helder waarom er een bureau ingeschakeld wordt. Het is al moeilijk genoeg om de waan van de dag aan te kunnen, en opvallend genoeg lost het opschalen van interne capaciteit zelden iets op. Meer interne capaciteit leidt namelijk ook tot een grotere vergadercapaciteit, en als dat nu eenmaal de heersende cultuur is, dan ben je lost. Wat kun je dan toch als bureau doen om de samenwerking een beetje werkbaar te maken? In dit geval vier tips om de samenwerking een beetje vrolijk te houden.
1. Plan meetings in!
Hee, jij zat toch net af te geven op meetings? Jazeker. Maar ik heb geleerd dat je je (communicatie)stijl moet aanpassen aan zij waar je iets voor elkaar wil krijgen. De mailbox of je opdrachtgever tijd laten maken om zelf na te denken, is waarschijnlijk niet de weg. Wat wel de weg is, is tijd in de agenda inschieten. Doe dat gewoon voor het eerstvolgende halfjaar. Schiet een zooitje meetings in ten behoeve van de voortgang. De ene keer gebruik je een workshopformat, de andere keer presenteer je een idee om verder over door te praten. Maar houd zelf de regie, en verwacht niet al te veel inspanning van de andere kant.2. Werk met simpele onepagers
Leuk, die presentatie van 50 slides, maar daar heeft je opdrachtgever natuurlijk helemaal geen tijd voor. Het is heus geen onwil, maar na een stuk of 5 meetings per dag, ben je er ook wel een beetje klaar mee. En dan moet je nog naar huis om te sporten, eten te koken, een beetje bij te blijven over de laatste series op de streamers. Dus schrijf dat wat echt belangrijk is, simpel en overzichtelijk op. Op een goed vormgegeven A4’tje. Is voor jezelf ook prettig. Want als je de essentie niet kunt vatten op een A4’tje dan gaat er iets anders mis. Goede test dus.
3. Spreek over je mandaat
Als je opdrachtgever geen tijd heeft, dan is het tot daaraantoe. Maar daar past natuurlijk geen micromanagement bij. De meeste micromanagers zijn geen micromanager omdat ze dat nu zo graag doen, maar omdat de natuur eigenwijs is en zijn eigen weg gaat. Maak dus simpele en heldere afspraken over wat je moet voorleggen, en wat je gewoon zonder overleg kunt uitvoeren. Evalueer dan gewoon eens per maand of kwartaal en pas aan daar waar je wat aan te passen hebt.
4. Haal Board-fähige doelstellingen
Belangrijk. Jij kunt wel vinden dat je opdrachtgever weinig tijd voor je maakt en je van weinig input voorziet, maar je weet ook: aan het einde van de rit word je gewoon beoordeeld op het resultaat. En soms kun je dan beter om vergiffenis dan om toestemming vragen. Probeer heel goed te begrijpen wát de resultaten zijn die jouw aanstelling rechtvaardigen. Als je mazzel hebt zijn dat dezelfde doelstellingen die er echt toe zouden moeten doen. Maar wees ook pragmatisch. Is het iets anders en houd het de boel calm en collected. Doe het dan gewoon. Voer die battle over de echt juiste doelstelling zeker, maar voer em vooral als je rechten opgebouwd hebt.
In de dans van zakelijke samenwerking is het niet altijd de muziek die telt, maar hoe je erop beweegt. De overvolle agenda's van je collega's of opdrachtgevers zijn misschien een gegeven, maar hoe je ermee omgaat bepaalt het verschil. Wees behendig, anticipeer en weet dat in elke drukke planning ruimte zit voor een effectieve samenwerking. Jouw vermogen om je aan te passen en te navigeren maakt van elke meeting een kans. Dus, laat de agenda's maar vol zijn; jij weet de weg!
Verleg je grenzen!
schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief!