Negen dilemma’s van open communicatie

1. De organisatiestructuur
Hoe meer afdelingen en hoe meer baasjes, hoe wolliger communicatie vaak wordt. Wanneer er sprake is van een grote hoeveelheid divisies, afdelingen en managers, dan kun je er donder op zeggen dat spontaan en sterk antwoord geven op vragen nauwelijks gebeurt. Communicatie wordt dan iets van een afdeling en het werkwoord ‘afstemmen’ komt vaker voor dan je lief is. In zulke organisaties is versie 9 van een persbericht dan ook geen uitzondering. Andersom gesteld, wanneer mensen door de gehele organisatie het belang van goede communicatie onderkennen, zie je wolligheid afnemen, vertrouwen toenemen en krachtigere verhalen bovenkomen.

2. (Gebrek aan) visie op communicatie
Wanneer er een duidelijke filosofie is over wat communicatie binnen een organisatie is, en wat het kan bijdragen, groeit ook de openheid in communicatie. Als je met elkaar afgesproken hebt waar je over spreekt, maar zeker ook in welke toon je dat doet en wat de organisatie daaraan heeft, dan ben je vaak in staat om ook veel meer mensen te mobiliseren tot het vertellen van een goed verhaal. Klinkt simpel, maar is zeer vaak een stap die overgeslagen wordt.

3. Een gedeelde missie werkt
Het helpt enorm als er binnen een organisatie een gemeenschappelijk doel, een gemeenschappelijke visie is, die goed omschreven is en tot leven gebracht is. Daarmee schep je de kaders voor communicatie die op z’n minst open voelt. Omdat je de gesprekskaders gedefinieerd hebt, en daarmee ook weet en voelt waar je open over kunt spreken.

4. Omgaan met onzekere situaties
Soms word je als leider geconfronteerd met iets waar je geen invloed op hebt of wat de situaties voor jou en je team onzeker maakt. Het dilemma is dan altijd: ga ik op dit moment eerlijk zijn, of zeg ik even niets en wacht ik af totdat ik meer weet? Je kunt mensen immers onnodig onzeker maken. Ik maak daarbij altijd de inschatting: ‘hoe groot is de kans dat dit verhaal in een later stadium mijn mensen bereikt’. De vervolgvraag is dan: ‘ Wat zou ik er van vinden als medewerker als ik erachter kom dat mijn baas dit allang wist?’. Vaak is de oplossing dan vrij simpel. Vertel wat je weet, wat op dit moment je perspectief is, en wat je van plan bent om aan de situatie te doen. Dat wekt vertrouwen.

5. Doe niet alsof je het allemaal zeker weet
Over onzeker gesproken. Iemand zei me ooit wel eens. ‘Mensen ie dingen zeker menen te weten, moet je wantrouwen’.  En zo is het ook. Uitspreken dat je je in een onzekere situatie bevindt is uitermate verstandig. Een van Rutte’s meest verstandige uitspraken tijdens de pandemie was dan ook: ‘We moeten met 50% van de kennis, 100% van de besluiten nemen. Hij zat er denk ik wel een nulletje naast. Maar oke.

6. Jezelf overschatten en informatie bij je houden
Een minder punt van de afgelopen kabinetten was het wegstoppen van informatie. Het zwartlakken van documenten, de kamer niet tijdig of volledig informeren. Dat leidt niet alleen tot wantrouwen maar je geeft tegenstanders ook een stok om mee te slaan. Het is veel moeilijker om aangepakt te worden op iets wat je wel verteld hebt, een dilemma mee ervaart, dan op iets dat je vakkundig weggemoffeld hebt.

7. Kies je momenten
Kies als organisatie ook je momenten om naar buiten te komen in dialoog met je omgeving. De presentatie van jaarcijfers bijvoorbeeld is zo’n moment dat me mateloos fascineert. Die cijfers gaan iedereen aan. Werknemers, leveranciers, klanten en allerlei andere stakeholders. Toch is het presenteren en toelichten van jaarcijfers doorgaans iets van de financiële pers. Analisten enzo. Zij geven een perspectief maar natuurlijk niet hét perspectief. Het valt me doorgaans nogal tegen hoe bedrijven met zo’n moment omgaan. Het is hét moment in het jaar waarin je optimaal dialoog kunt organiseren rondom alle vragen die spelen in je organisatie. Voor een van onze opdrachtgevers hebben we destijds geëxperimenteerd met Facebook live-sessies. CEO en CFO een uur lang live. En wie waren er welkom? Eigenlijk iedereen. Vragen vuren maar, en de antwoorden kwamen in heel gewoon Nederlands eruit. En het was ook altijd een aardig moment om een nieuwtje te droppen voor de pers.

8. Openheid is iets anders dan doorzichtigheid
Ofschoon het goed is om een open houding en communicatiestijl te hebben hoef je echt niet álle antwoorden te geven. Niet alles gaat iedereen aan. Belangrijk dan is dat je dat gewoon zegt. Draai er niet omheen, maar zeg gewoon waarom je iets niet zegt. Soms geef je een hele uitleg, en soms houd je het bij een zinnetje, dat is helemaal prima.