Nieuwe ideeën nodig? Schrijf een RFP uit!

De Request for Proposal (RFP), ofwel (startdocument van een) pitch. Hij levert binnen elk pr-bureau discussie op. Er valt enerzijds een leuke klus te verdienen. Kan prestige zijn, een mooi A-merk bijvoorbeeld, of het kan zorgen voor continuïteit omdat er langdurige contracten te verdienen zijn. Zo gewoon zijn die niet meer in PR-land tegenwoordig. Ik heb er altijd een wat tweeslachtig gevoel bij. Ik heb niet zoveel last van zwaarwegende principes en bekijk elke RFP zoals hij binnenkomt. We hebben er ook een aantal leuke klanten aan overgehouden. Aan de andere kant weet ik ook dat 80% van het werk wat we doen via-via komt.  Ik ben benieuwd hoe anderen over RFP's denken. In deze blog een paar overpeinzingen.

Winnen is lekker
Het leukste aan het meedoen van een pitch vind ik de mogelijkheid dat je kunt winnen en dat je onder behoorlijke tijdsdruk moet leveren. Zorgt altijd voor adrealine en gezonde spanning binnen het bureau. En als je dan wint, dan gaat de champagne open en heb je ook echt iets te vieren. De tegenstand is verslagen. Het is nóg leuker als je weet wie je verslagen hebt. Jeuh!

De inkoper is de baas
Het maakt mij zeer veel uit hóe de RFP uitgeschreven wordt, hoe de procedure eruit ziet. Ik houd sowieso van eenvoudig. Een pitchproces waar 4 rondes voor nodig zijn om tot een selectie te komen. Tsja, ik vind het too much. Twee weken geleden kregen we een RFP binnen. Een behoorlijk overzichtelijke procedure. Ongeveer zo:

De RFP kwam op vrijdag binnen, vanuit een heel ander Europees land dan waarvoor de opdracht gold, door een inkoper! Op dinsdag moest je laten weten of je meedeed en gelijk al je vragen stellen. Aan die inkoper.

Een dag later zou het bedrijf de vragen beantwoorden. Weer via die inkoper.

6 weken later moest je jouw pitch inzenden met alle bijbehorende documentatie. Alles wat je instuurt wordt eigendom van het bedrijf dat de RFP uitschreef. Meedoen werd niet vergoed.

Een paar dagen daarna presenteren aan de feitelijke opdrachtgevers.

Een aantal dagen daarna zou de beslissing volgen.

Afwikkeling contract.

Een helder proces. Je weet precies waar je aan toe bent. 6 weken knallen en daarna weet je of je er een mooie klus bij hebt.

Uiteindelijk hebben wij besloten om niet op deze RFP in te gaan. We zijn een klein bureau (vanaf 1 november met 5 mensen).Dus keuzes die we maken moeten raak zijn. Wat ik vooral mis is een menselijke benadering. Dat begint met het feit dat we de mail krijgen van een inkoper. We heten Jody Koehler en Jos Govaart. Je kunt het aanstellerij noemen, wij ergeren ons als we een standaardmail krijgen. Daarnaast vragen wij ons af hoe de short- of longlist tot stand gekomen is.  Weten zij wat Coopr voor bureau is? Weten zij dat als je ons inhuurt, dat je dan iets anders krijgt dan wanneer je de grote internationale jongens invliegt?

Huidig bureau op scherp zetten?
Waar ik de grootste moeite mee heb is dat het bedrijf dat deze RFP uitschreef alle rechten van de ideeën claimt. Het bedrijf zou twee dagen presentaties houden. Stel dat er per dag 5 partijen langskomen. Dan heb je 10 gratis ideeën van goede bureaus. Ik ben niet naïef, ik weet hoe de wereld soms in elkaar zit. Mocht ik ooit nog eens aan klantzijde terechtkomen. Confronteer mij dan maar met deze blogpost. Ik ben er van overtuigd dat ik het zelf nooit zou doen.

Hoe zou ik het aanpakken?
Ik vind dat je aan klantzijde ook moet investeren in een bureaurelatie. Dat begint al bij de selectie. Dat betekent dat je dan je huiswerk moet doen. Ik wil cultuur en sfeer opsnuiven. Voor jezelf heb je al heel snel een shortlist in je hoofd. Kun je heel ingewikkeld over doen. Maar die set voorkeuren zit allang in je hoofd. Ik zou op bezoek gaan bij de bureaus. Puur om kennis te maken. Sfeer te proeven. Ik wil kunnen zien hoe de verhoudingen zijn tussen senior en junior. Ik zou de samenstelling aan het bureau overlaten. Durft de bureaudirecteur het aan om een jong talent aan te laten schuiven bij de samenwerking? Voor mij een signaal dat iets zegt. Op basis van die bureaubezoeken zou ik het aantal bureaus dat écht meedoet aan een pitch reduceren tot maximaal drie. Ik zou 1 grote vraag stellen en zien hoe dat wordt opgelost. Verder wil ik weten hoe ze van plan zijn voor ons te werken. En ik ben zelf altijd aanspreekbaar, niet via een inkoper, maar zelf, in person. Tijdrovend? In aanvang wel ja: maar daarna: tijdbesparend. Op zeker.