Stress: hoe je workload geen overload wordt

Blog
Tips & Tricks
Monique van den Berg
02-09-2020
Voor ik in de ietwat zwaardere boodschap van deze blog duik een belangrijke disclaimer: werken in PR en communicatie is - in mijn bescheiden optiek - te gek. Het is uitdagend, spannend, leerzaam, dynamisch en geen dag hetzelfde. But let’s also be real for a sec: ons werk staat ook al jarenlang in de top 10 van de meest stressvolle banen ter wereld. Je weet bij veel projecten dat je naar een piek toewerkt, en dat daar soms wat stress bij komt kijken neemt iedereen voor lief. Maar wat als de ene stressvolle periode de andere opvolgt? Er teveel pieken zijn, en je geen rust meer in je hoofd en lijf krijgt? Dan moet je op gaan letten.
In ons werk is het beoogde resultaat behalen vrijwel nooit een zekerheid en afhankelijk van veel factoren - waaronder ook een aantal buiten onze macht. Toch hebben we collectief de neiging vaak de lat erg hoog te leggen. Wanneer we die lat niet halen, kan dat zowel voor de klant als voor onszelf als een mislukte poging voelen. Ikzelf en veel van mijn collega’s ervaren eens in de zoveel maanden een dag waarop we denken: "f*ck dit allemaal, het is teveel, ik krijg het niet af, ik lever niet hetgeen dat de klant wil en stel ze teleur, ik denk dat ik er gewoon mee moet stoppen”. En dat gevoel kan geestelijk best even zwaar zijn. 

Over deze stressvolle kant van ons werkveld hebben we het mijns inzien te weinig, terwijl het juist iets is dat vrijwel iedereen herkent. En met vier miljoen ‘verborgen burnouts’ in Nederland een gegeven dat we in onze resultaatgedreven branche scherp in de gaten moeten houden. Het is daarom heel belangrijk om te benoemen en erkennen dat we een stressvol beroep hebben, en dat we echt niet alles kunnen regelen of oplossen. Maar eigenlijk nog belangrijker: dat je zelf veel kunt doen om je stresslevel te reduceren en zo het werk leuk te houden plus je hoofd op orde. Hieronder een aantal tips en tricks die voor mij persoonlijk, en hopelijk ook voor jou, helpen.
Tip 1 - Leer het ritme
Alle communicatie (zowel extern met media als onderling met de klant) heeft een ritme. Om jezelf geen onnodige (extra) stress op te leggen is het belangrijk dat je dit ritme leert te herkennen en gebruiken. Sommige werkzaamheden vereisen bloedspoed: signaleren, snel overleg, concrete afspraken qua opvolging, en go! Andere werkzaamheden liggen lager qua tempo. Soms is het richting media zelfs beter om nog even niet te reageren, omdat er in de tussentijd van alles gebeurt waardoor de situatie - en dus ook de communicatie - verandert. Richting klant is het goed dat je realistische doelstellingen en deadlines neerzet; vind daar een tussenweg in die voor beide werkt. Niet alles hoeft morgen, en als er wel constant last minute verzoeken binnenkomen, maak dit bespreekbaar. Verwachtingsmanagement is alles!
Tip 2 - Doe het niet alleen
Een van de meeste krachtige gebaren die je als mens, en daarom ook zeker als werknemer, kunt maken: hulp vragen. Ontdek waar jouw kracht, plezier en leerkansen liggen, richt je daarop, en vraag je collega’s om advies en feedback op andere zaken. Zeggen dat je het niet allemaal alleen kan is geen zwaktebod, maar juist sterk en slim. Trek aan de bel nog voordat het even allemaal niet meer gaat. Praat ook daarover met collega’s. Wees niet te trots of eigenwijs daarvoor - daar betaalt de klant en, nog veel erger, jij zelf, de prijs uiteindelijk voor.
Tip 3 - Raak niet te versplinterd
Werken bij een bureau betekent werken aan veel leuke opdrachten voor veel toffe klanten. Maar realiseer je dat zowel je agenda als je hoofd maar ruimte hebben voor een selectie daarvan. Je zult nooit voor elke klant je beste werk leveren als je 8 verschillende petten op een dag moet dragen. Erken dat er een limiet zit op goede inhoudelijke en creatieve input op een werkdag. Leer wat jouw persoonlijke limiet is, en stem het ideale aantal klanten/projecten tijdig daarop af. Daarnaast heb je voor het schakelen tussen twee klanten ook momentje nodig om voor de ene ‘uit’ te gaan, en de andere ‘aan’. Laat die momenten in je agenda leeg. Als je consequent aan het einde van je dag merkt dat je opnieuw niet bent toegekomen aan bepaalde to-do’s is dat niet goed richting klanten die elke keer het onderspit delven, en laat dat jou ook elke keer met een teleurgesteld gevoel achter.
Tip 4 - Stop op tijd
Pak je rust. Werk ook daarom zoveel mogelijk samen op een account: je moet gewoon op vakantie of echt ziek kunnen zijn zonder stress of schuldgevoel. Zorg ervoor dat je een paar keer in de week je laptop dichtklapt met het idee ‘Zo, morgen weer een dag.’  Lukt dit keer op keer niet? Dan zul je keuzes moeten maken om je workload te verminderen.
Tip 5 - Afstemming met klant
Neem je contactpersoon aan klantzijde mee in het proces rondom je werkzaamheden. Niet alleen biedt dat inzicht waar je precies mee bezig bent en hoeveel tijd je erin steekt. Je ondervangt ook een mogelijk verschil in visie en/of aanpak op tijd, en voorkomt zo pruilende gezichten midden in het proces of achteraf. Het werkt gewoon lekkerder als je het gevoel hebt dat de klant jou inhoudelijk steunt in je werk en je daarop terug kunt vallen. Ook als je ondanks een goed afgestemde aanpak toch niet het resultaat behaald waar je beide op had gehoopt. Houd deze afstemming wel op hoofdlijnen, er moet ook genoeg vertrouwen zijn dat je niet elke kleine stap in het proces geaccordeerd hoeft te krijgen.
Tip 6 - Periodieke check-in voor jezelf
Toets bij jezelf elk halfjaar of je nog wel happy bent met je inhoudelijke werk en werkgever. We zijn gewoontedieren en denken vanuit gewenning te lang "Ach, ik zit hier best oké.” Zonde! Je levert je beste werk als je comfortabel bent in je omgeving. Wees eerlijk tegen jezelf, en ontdek of de match die er ooit was, er nog steeds is. Blijf niet te lang in je comfortzone, maar stap er af en toe eens buiten. Je kunt ongetwijfeld nog veel meer!
Tip 7 - Master your email
Hij ligt voor de hand, maar toch als afsluiter: probeer je inbox een -voor jou- logische en overzichtelijke indeling te geven. Ik raak bijvoorbeeld compleet in de stress van 752 niet geopende mails, en behandel mijn inbox als mijn to-do lijst. Elke mail die in mijn inbox staat, wacht op een actie van mij. Elke dag probeer ik af te sluiten met 20-30 mail max. Dit lukt soms wel, soms niet. Nu hoeft deze manier niet voor iedereen ‘the way to go’ te zijn, dus vind zelf een manier om inzicht en rust te creëren in je inbox.
 

Ik hoop dat deze blog jou wellicht een hart onder de riem steekt over het feit dat stress en een klein periodiek dipje iets is wat wij allemaal af en toe ervaren, en dat er absoluut iets aan te doen is. Ik besef mij dat dit verhaal wellicht een ietwat heftig beeld neerzet, maar ik vind het belangrijk om ook over lastige zaken open te zijn. Zodat je ook daarover goed en met de juiste intenties geïnformeerd bent. Needless to say, het laatste wat ik wil is iemand demotiveren om voor deze branche te kiezen. Want als je goed op jezelf let en bovenstaande tips en tricks ter harte neemt, is en blijft het echt fantastisch en uiterst belonend werk om te doen!