Voorspelbaarheid in onvoorspelbare tijden

Blog
Opinie
Renate Bus-Heins
24-12-2020
Nu we alweer richting de feestdagen en daarmee jaareinde gaan, breekt ook weer de tijd van nieuwjaarsresoluties aan. De meeste resoluties zijn gestoeld op het lozen van slecht gedrag of tenminste het stimuleren van toekomstig goed gedrag. Ik ben er zelf niet zo van, om eerlijk te zijn. Want ja, waarom wachten tot het nieuwe jaar? Kun je toch ook meteen aan beginnen? Daarnaast zijn die veelal vrij loze resoluties gebaseerd op een voorspelbaar toekomstbeeld. Laat dat dit jaar nou iets zijn waar we allemaal de deksel op ons neus kregen; die toekomst leek niet te voorspellen. Wordt dit dan het zoveelste corona-blog? Nee. Dit wordt een "doe-eens-wat-anders-met-je-resoluties”-blog. Een "hoe-krijgt-onvoorspelbaarheid-minder-grip-op-me”-blog. Want ‘onvoorspelbaarheid’ is wel een factor die "here to stay” is. Dus dan kunnen we er maar net zo goed beter mee leren omgaan.
Een handzaam lijstje
Het is natuurlijk ook weer de tijd van terugblikken en lijstjes. Dus waarom daar niet een lijstje met learnings/tips aan toevoegen om je organisatie beter op onvoorspelbare tijden in te richten? De afgelopen periode in ogenschouw nemende, hebben we daar de volgende learnings uit kunnen halen.

  • Koester je mensen
  • Pak je rituelenK
  • eep your eyes on the prize
  • Werk kort-cyclisch 
  • Talk & learn 
 
Koester je mensen
Het meest kostbare kapitaal van organisaties (is?/) zijn nog altijd de menson. En zij hebben nu helaas in toenemende mate last van de side effects van het vele thuiswerken en de onvoorspelbaarheid van de situatie. Juist nu dus belangrijker dan ooit je blik intern te blijven richten en open te zijn. Dat wil zeggen: deel hoe je ervoor staat. Wees eerlijk. Bied perspectief, hoe mager soms ook. Laat blijken dat je het samen doet. Dat je hen waardeert. Maar ook dat je begrip toont dat mensen het soms moeilijk hebben. 

Pak daarom dan ook die telefoon, bel elkaar. Kijk hoeveel ruimte je kunt pakken. Is er weer iets mogelijk in het ontvangen van gasten? Kijk dan of je elkaar toch af en toe eens kunt opzoeken. Is het devies nog altijd thuis werken en (vrijwel) geen bezoek? Zorg dan dat je ook ruimte maakt voor willekeurige prietpraat. We zijn nog altijd sociale wezens en hebben simpelweg ook gewoon behoefte aan wat menselijk contact. Met andere woorden: je hoeft collega’s niet altijd met een specifiek werkdoel te bellen. Ben er voor elkaar. Dan hoeft het leven ook niet als een grote Groundhog Day aan te voelen.

Pak je rituelen
Saamhorigheid is de voedingsbodem voor solidariteit. Normaal gesproken zit ‘m dat in je successen vieren, in dat kopje koffie bij de koffiehoek (yes, weer gelukt! ehh..), het over mislukkingen hebben, samen te buigen over een probleem en, welja, de vrijmibo kan ook zorgen voor een saamhorigheidsgevoel, al of niet ingegeven door het gevoel van "whatever happens at the…” JWZ. Daar schort het nu aan. Dus die momenten moet je nu echt zelf creëren. Doe daarbij vooral de dingen die specifiek bij jouw organisatie passen. Een van de tofste events bij Coopr jaarlijks is de Sinterklaas-roast. Niets wakkert dat gevoel van saamhorigheid beter aan dan samen voor l*l staan. Schamper lachen om slechte grappen. Dit jaar had ons Team Fun zelfs een pre-roast georganiseerd, met een eigen Ranking the Cooprs. Hoewel de afstand er niet kleiner op wordt, voelde iedereen ineens toch weer een stuk dichterbij. 
"Bied perspectief, hoe mager soms ook. Laat blijken dat je het samen doet."
Keep your eyes on the prize
Ha! Je dacht hier zeker een "stip op de horizon”-verhaal te lezen? Helaas, dan moet ik je teleurstellen. Inmiddels is die stip alweer net zo achterhaald als heil zien in een open kantoortuin. Want, daar zijn we weer, de toekomst is nu eenmaal niet te voorspellen. VUCA zelfs. Vu-wat? VUCA: acroniem voor volatile, uncertain, complex en ambiguous. Klinkt gezellig, niet? Maar het betekent simpelweg dat alles steeds sneller verandert en dat kleine dingen een grotere impact kunnen hebben dan vooraf bedacht. Dus is het juist belangrijk om flexibel te zijn. Om je niet blind te staren op het eindpunt, maar juist op de mensen achter het plan. Want van hen wordt geacht dat zij gaandeweg leren en de plannen zodanig tweaken dat ze werkbaar zijn in de nieuwe situatie. Leer te gebruiken wat je onderweg tegenkomt, maar blijf bovenal investeren in de mensen. Goh, kom ik ineens weer terug op mijn eerste punt.. :)

Werk kort-cyclisch
Dat flexibiliteit een groot goed is, dat is inmiddels wel duidelijk. Geen trage, langdurige processen, maar kort cyclisch is de nieuwe trend. Althans, trend… Kort cyclisch wil zeggen dat je de doorlooptijd van je processen liever korter dan langer maakt, zodat je - indien nodig - tussentijds kunt bijsturen. Je levert dus in een korte tijd elke keer iets op, zodat ook de klant ziet of iets wel of niet werkt en je kunt samen aanpassingen doorvoeren. Het zegt ook iets over communicatie met stakeholders. Door steeds weer inzicht te geven in tools, doelstellingen, acties, resultaten en verbeteringen verhoog je de mate van transparantie. Want aan beide kanten (bureau- en klantzijde) is er een hoop in beweging. Zoveel dat we het elkaar wel eens vergeten te vertellen. Door dan tussentijds weer bij elkaar in te checken en voortgang te toetsen, bereik je meer betrokkenheid onderling en creëer je meerdere momenten van afstemming en voorkom je dat je relevante input van stakeholders mist. Dat scheelt achteraf weer re-work.

Talk & learn
Over communicatie gesproken. Het is belangrijk om zowel intern als extern vinger aan de pols te blijven houden. Evalueren is nog altijd een zeer belangrijk mechanisme om tevredenheid, verbeterpunten en potentie te signaleren. Dat is geen eenrichtingsverkeer, dat gaat over en weer. Na elk project, zou je even met je team (inclusief klant dus) moeten zitten en de tijd moeten nemen te evalueren. Het is een stap die omwille van de tijd nogal eens wordt overgeslagen, maar daardoor kun je kansen of waardevolle feedback missen, die overtijd mogelijk uitgroeit tot ergernis. 

En misschien belangrijker nog; neem de tijd om een compliment uit te delen of te ontvangen. Zijn we niet zo aan gewend, want om de een of andere reden stappen we juist daar nou sneller overheen dan (opbouwende) kritiek. 

Bummer, toch nog een resolutie. Laten we wat vaker waardering naar elkaar uitspreken; daar wordt de wereld sowieso (zo-ie-zo, so-und-so, sowiejzjo) leuker van!