Wat maakt een persreis tot een goede persreis?

Afgelopen week reisde ik samen met drie journalisten af naar Kent, Zuid-Engeland om hen vanuit onze klant DFDS Seaways het ultieme Engelse kerstgevoel te laten ervaren. Bij terugkomst in Nederland evalueer ik de reis. Alles is goed gegaan: we hebben veel gezien, goede mensen gesproken, sfeer was top en we hebben mooie verhalen gehoord. Journalisten zijn blij en tevreden, hebben alle informatie die ze nodig hebben en de juiste contacten zijn gelegd. Toch vraag ik me af: wat maakt een persreis tot een goede persreis? Gaat het om zoveel mogelijk zien, weten en horen? Moet alles 100% perfect georganiseerd zijn of staat of valt alles bij de onderlinge sfeer in de groep? Is het de informatieverschaffing die de reis maakt of breekt of gaat het om voldoende vrije tijd waarop journalisten de stad op eigen houtje kunnen ontdekken? Of is het resultaat voor de opdrachtgever het enige dat telt?

DFDS Kerst persreis: In de voetsporen van Dickens, Canterbury Tales en Leeds Castle
Zondagavond reisden de drie journalisten Alfred Boer (Lions Magazine en Telegraaf Reiskrant), Gerrit Brand (Gran Turismo en Executive Magazine) en Frank Geffen (Nestor Magazine) en ik naar Duinkerque, Frankrijk om maandagochtend in een kleine 2 uur de overtocht te maken van Duinkerque naar Dover. Eenmaal aan wal traden we in Rochester in de voetsporen van Dickens. Een prachtig stadje, met nog mooiere (kerst)verhalen.

De volgende dag stond Canterbury op het programma met haar befaamde en werkelijk magische kathedraal. Compleet gemaakt met een enthousiaste gids en Christmas Carols uitgevoerd door lokale kinderkoren. De stad zelf zag er ook uit alsof we op de set van een kerstfilm beland waren.

Als we 's avonds aankomen op Leeds castle wordt het kerstgevoel aan alle kanten afgetopt met de verlichte kasteeltuinen, vuurkorven, groepen mensen in mantels die kerstliedjes zingen, rendieren, glühwein, mince pies én een bezoek aan ...Father Christmas :). We schuiven aan tafel voor een stuffed Turkey en ontwaken de volgende dag met zicht op het romantische kasteel, een lichte mist op het water en bevroren rijp op de planten in de kasteeltuin.

Wat maakt een persreis?
Ik vind dat een intrigerende vraag. En eigenlijk heb ik het antwoord ook niet zo één, twee, drie. Is er een heilige graal voor een persreis? Het zal een samensmelting zijn van verschillende factoren. Zes tips waarbij je bij het organiseren van een persreis zeker rekening mee moet houden:

Organisatie: zorg dat alles goed is georganiseerd en houdt rekening met de thuishaven van journalisten. Waar moeten de journalisten vandaan komen?

Volledige informatie: het is belangrijk dat journalisten van te voren weten hoe het programma eruit ziet, of hier kledingvoorschriften aan verbonden zijn en of er veel buiten of binnen wordt georganiseerd. Niets zo vervelend als de journalist zich op het moment suprême opgelaten voelt en niet op zijn of haar gemak.

Programma: een vol programma is gaaf, maar zorg dat er genoeg tijd wordt ingebouwd om van punt A naar punt B te komen. Verdwalen kunnen we immers allemaal ;)

Vrije tijd inlassen: zorg dat er in het programma voldoende vrije tijd is ingebouwd voor journalisten om de plek die je bezoekt op eigen houtje te ontdekken. Dit is een essentieel onderdeel van de beleving en op dat soort ongecontroleerde momenten ontdekken ze soms plekken die leuke en verrassende verhalen op kunnen leveren. En in het geval van online journalisten of bloggers hebben ze op deze manier de mogelijkheid om live content te maken.

Rustmomenten: een persreis is hartstikke leuk en veel zien ook. Maar met een vol programma is het goed en belangrijk om rustmomenten in te bouwen. Op deze manier blijft iedereen scherp, fris en energiek, de sfeer goed en geniet iedereen die mee is meer van de trip an sich. Daarnaast geef je ook op deze manier journalisten de ruimte om ook zelf iets te ontdekken.

Verwachtingen: je kan en mag niets willen afdwingen bij journalisten. Als PR-consultant moet je tijdens de persreis zorgen dat zij alle relevante informatie krijgen, dat de activiteiten interessant zijn en aansprekend voor de journalist en het publiek waar hij voor schrijft. Uiteindelijk bepaalt de journalist zelf wat hij schrijft.

Als afsluiter de vraag aan jullie. Wat maakt een persreis een topreis?Tips, ideeën of zaken waar wij als adviseurs dingen van kunnen leren? Ik hoor het graag. En wie weet vinden we de 'Heilige Persreisgraal' samen uit.